Nie ma wątpliwości, że czyste i uporządkowane biuro jest wizytówką firmy. Parafrazując znane powiedzenie: pokaż mi swoje biuro, a powiem ci, kim jesteś. Schludnie utrzymana przestrzeń doskonale działa też pozytywnie na samopoczucie pracowników. Jak więc zadbać o porządek, by nie ucierpiał wizerunek i kondycja naszego biznesu.
Osobą odpowiedzialną za ład i porządek w pomieszczeniach biurowych jest pracodawca. Potwierdza to paragraf 14. rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z 23 sierpnia 2003 roku. Oczywiście nie oznacza to, że prezes danej spółki czy przedsiębiorstwa powinien od razu zakasać rękawy, złapać za mop i ścierkę i zacząć szorować zakamarki sekretariatu, pracowni czy toalet.
Bałagan – wizerunkowa klapa
Dobry szef powinien mieć za to świadomość, że bałagan na biurkach, nie pozmywane naczynia (popularnie nazywane „statkami”) zalegające w kąciku kuchennym lub gospodarczym to wizerunkowa klapa, która może realnie wpłynąć na efektywność i komfort pracy oraz na relacje z potencjalnymi kontrahentami.
W sprzątanie trzeba więc zaangażować pracowników. Powinni oni dbać o to, by ich biurko wyglądało na uporządkowane (doświadczeni w biurowych bojach wiedzą, że przydają się tu przestronne szuflady), dokumenty powinny być poukładane na blacie w segregatorach, a kubki i inne naczynia pomyte tak, by nie powstało w nich nowe życie i schowane do szafki w kuchni. Przełożony powinien podkreślić, że sprzątanie po sobie jest zadaniem równie ważnym, jak podpisywanie umów, negocjacje, projektowanie, pisanie artykułów itd.
Prace dodatkowe
Jeśli biuro jest niewielkie, dodatkowe prace typu zmywanie kafelek, odkurzanie, a nawet mycie okien, można harmonogramem zaproponować pracownikom (najczęściej wykonuje je także szef). Nie można zapominać o podstawowym sprzęcie (miotle, mopie, odkurzaczu) i środkach czystości – tu warto zasięgnąć opinii, bo w sprzedaży dostępne są specyfiki nie dość, że skuteczne, ale i w przystępnych cenach. W utrzymaniu czystości pomóc może m.in. montaż wycieraczek systemowych z wkładem czyszczącym wyłapującym brud.
W utrzymaniu porządku pomoże także wykorzystanie nowoczesnych technologi i materiałów. W tym kontekście warto postawić między innymi na wyposażenie biura w wykładziny i dywany łatwoczyszczące. Inny przykład wykorzystania nowoczesnych technologii w utrzymaniu porządku w biurze to wykorzystanie odkurzaczy-robotów.
Prosimy o pomoc fachowców od sprzątania
Co jednak, jeśli przestrzeń firmowa jest spora, a przełożony w porozumieniu z załogą zgadza się nie obarczać jej nadprogramowymi obowiązkami porządkowymi? Warto wówczas, a nawet trzeba, poprosić o pomoc fachowców, których specjalnością jest sprzątanie biur. Dla biur tego typu outsourcing jest rozwiązaniem popularnym i optymalnym z kilku powodów:
- ograniczenie do minimum wydatków na urządzenia i środki czystości;
- wiemy, ile będziemy płacić za sprzątanie co miesiąc – pozwala to na zaplanowanie wydatków na usługi;
- brak zobowiązań – niezadowoleni z pracy firmy zewnętrznej po prostu rezygnujemy z jej usług;
- nie musimy zatrudniać w firmie osób odpowiedzialnych za sprzątanie.
Elastyczne terminy i ceny
Mechanizmy swojego działania przybliżają nam fachowcy z firmy sprzątającej Eco Efect (www.ecoefect.pl), oferującej swoje usługi w Bydgoszczy i okolicach. – Dla naszych klientów ważna jest elastyczność terminów i czasu sprzątania. Dlatego działamy nie tylko w dni robocze, ale i w weekendy. Kontrahenci mogą też wybrać porę dnia czy nocy wykonywania usługi. To szczególnie ważna kwestia w przypadku, kiedy wykorzystujemy dość hałaśliwe maszyny czyszczące duże powierzchnie – podkreślają pracownicy Eco Efect.
Bydgoska firma proponuje sprzątanie w oparciu o wygodny model abonamentowy. Pozwala on ustalić najkorzystniejszą dla klienta cenę i zapewnić mu spokój i pewność, że ich biuro zawsze będzie przygotowane na przyjęcie biznesowych gości.
Jak więc podejść do sprzątania biura? Zorganizować batalię o czystość własnymi środkami czy zlecić ją zewnętrznej firmie? Biorąc pod uwagę zalety outsourcingu, szereg narzędzi, czyli środków i urządzeń czyszczących, a przede wszystkim elastyczne terminy (dni robocze i weekendy, dzień i noc) wykonywania usługi wybór skłania się zdecydowanie w kierunku zlecenia sprzątania profesjonalistom.